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¿Cómo se realizan reuniones efectivas mediante videoconferencia?

Como ya se conoce desde las empresas, la conciliación es una de las claves para alcanzar el éxito. Una de las novedades con las que cuenta la conciliación en las entidades es el smartworking. Y es ahí donde entran las reuniones y conferencias por medio de videollamadas, de forma online.

Las reuniones bien planificadas y estructuradas son herramientas imprescindibles para una adecuada comunicación en las empresas. Es vital que la mayoría sean presenciales. Pero, ¿y si es imposible trasladarse al lugar? Para ello, la tecnología permite minimizar el factor tiempo evitando desplazamientos innecesarios gracias a la videoconferencia.

Y es algo totalmente normal cuando muchas de las reuniones que no están planificadas, son obligadas a hacerse al momento. La mayoría son programadas, pero pueden existir algunas de urgencia. Por eso, ante este tipo de imprevistos, lo más adecuado es contar con las tecnologías y sistemas más adecuados para proceder a realizar reuniones con éxito. Además, aportan flexibilidad a los que participen en ella, como requisito indispensable en conciliación.

Preparar la reunión virtual

  1. Ser cautelosos y jugar con la antelación. Hay que estudiar quién estará en la reunión, realizar un planning u orden del día, además de preparar la documentación previa.
  2. Comprobar si la conexión es correcta.
  3. Reducir lo más posible el ruido ambiental.
  4. Establecer previamente cuáles serán los turnos de participación. Acordar los turnos de habla según las intervenciones será muy importante para no pisarse.
  5. Aclarar al final cuáles han sido los puntos revisados y las conclusiones a las que se han llegado. Solo así podrás sacar en claro si el objetivo de la reunión se ha llevado a cabo.

A veces, si todos los participantes lo permiten, es aconsejable grabar la reunión por si alguien no ha podido asistir.

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