Muchos aprovechamos las jornadas estivales para hacer limpieza en armarios y organizarlos para la vuelta a la rutina tras las vacaciones. Pero, ¿de qué papeles puedes deshacerte y cuánto tiempo debes conservar los documentos de tu empresa?
Lo primero que debes hacer, si no lo has ido haciendo con el paso del tiempo, es clasificar. Los plazos de conservación de la documentación pueden ser distintos en función de su índole. Por lo tanto, tendrás que separar los documentos de mercantil, los tributarios, laborales…
La documentación mercantil debe guardarse durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros. No obstante, recomendamos que siempre mantengas en un lugar seguro y sin deshacerte de ellos:
- Libros oficiales de contabilidad
- Cuentas anuales firmadas
- Contratos a largo plazo
- Copias de seguridad informática
En cuanto a los documentos fiscales, la Ley General Tributaria establece un plazo de cuatro años. Dicho plazo general comienza a contar desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones. Además, hay que tener cuidado porque este plazo puede verse interrumpido si se ha recibido alguna notificación o reclamación por parte de Hacienda.
Asimismo, debemos tener en cuenta que el plazo de prescripción para la comprobación de las bases imposibles y las deducciones es de 10 años desde el fin del plazo de presentación de la declaración en que se generaron.
Por último, no puedes olvidarte de la información digital. Tan importante como los documentos en papel, son los emails que envías o recibes y la información que almacenas. Ahí también deberás hacer limpieza y guardar en sitio seguro, como la nube, toda la documentación relevante.
Estos son algunos de los aspectos que debes tener presente a la hora de conservar los documentos de tu empresa. Pero, como has visto, se trata de un asunto muy delicado. Por ello, siempre recomendamos que si tienes dudas, te asesores con un buen profesional.